Erfolgsfaktor: Wir beziehen Pflegekräfte in den Changeprozess ein!
Victoria Caler ist COO der GFA mbH und verfügt über langjährige Erfahrung in der strukturierten Ablaufplanung innerhalb der stationären Altenhilfe. Ihre besondere Fachexpertise liegt im Dienstplanmanagement. Ihr Ziel ist es, beide Kompetenzfelder – Ablauf- und Dienstplanorganisation – strategisch miteinander zu verbinden, um zukunftsfähige, praxistaugliche und entlastende Strukturen in den Einrichtungen zu schaffen.
Der Dienstplan als Organisationsinstrument:
Ein Dienstplan ist in der Pflege kein bloßes Organisationsinstrument – er ist das tägliche Rückgrat einer Einrichtung. Wenn er funktioniert, läuft der Alltag rund: Pflegekräfte haben Zeit für Menschen, Abläufe greifen ineinander, und Bewohnerinnen und Bewohner erleben Verlässlichkeit.
Xaver Bauer, bekannt als „Der DienstplanBauer“, begleitet Einrichtungen dabei, ihre Planung so zu gestalten, dass Struktur und Menschlichkeit im Einklang stehen.
Gemeinsam erfolgreich:
Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, zeigt das Beispiel der GFA mbH: Dort wurde die Dienstplanoptimierung als Großprojekt in allen Einrichtungen umgesetzt – ein bislang einzigartiges Vorhaben in Deutschland. Herr Bauer war mehrere Tage vor Ort, arbeitete direkt in der Pflege mit und gewann wertvolle Einblicke.
„Pflege ist real – es geht um Würde, Geduld und Beziehung, nicht allein um Effizienz“, betont er.
Pflegekräfte bestätigen, dass seine Unterstützung die Touren- und Dienstplanung spürbar verbessert hat:
„Die Planung ist durch seine Hilfe zu einer richtig großen, positiven Veränderung geworden – für uns Pflegekräfte ebenso wie für unsere Bewohner.“
Dass ein solches Projekt gelingen konnte, liegt auch an einer innovativen Geschäftsführung. Unter der Leitung von Frau Victoria Caler wurde das Vorhaben mutig, strukturiert und zukunftsorientiert aufgesetzt – ein starkes Signal für moderne Führungsarbeit in der Pflege.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei die aktive Einbindung der Pflegekräfte. Nur wenn diejenigen, die den Alltag gestalten, in den Veränderungsprozess eingebunden sind, entsteht nachhaltige Verbesserung. Ebenso wichtig: Jede Einrichtung hat ihre eigene Struktur, Kultur und Dynamik – diese gilt es zu verstehen und in die Planung einzubeziehen.
Darüber hinaus spielt die Schärfung von Rollenbildern eine entscheidende Rolle – nicht nur für Pflegefachkräfte, Pflegefachassistent:innen und Pflegehelfer:innen, sondern auch für Einrichtungs-, Pflegedienst- und Wohnbereichsleitungen sowie Qualitätsbeauftragte. Klare Rollen und Zuständigkeiten schaffen Orientierung, stärken Verantwortung und machen Führung im Alltag erlebbar.
Die Optimierung bedeutet auch, die vorliegende Personalstruktur realistisch zu berücksichtigen. Die Umsetzung von PeBeM ist kein Sprint, sondern ein Entwicklungsweg. § 113c SGB XI dient dabei nicht als sofortige Maxime, sondern als
Orientierung für schrittweise Kompetenzentwicklung – ein Aspekt, auf den Frau Caler und Herr Bauer besonderen Wert legen.
Beiden ist wichtig, dass der Change-Prozess verständlich und praxisnah bei den Pflegekräften ankommt – und diese tatsächlich spüren, dass Wandel Entlastung und Orientierung zugleich schafft.
Kein Wunder, dass sich der Erfolg inzwischen herumspricht: Immer mehr öffentliche wie private Träger:innen beauftragen den DienstplanBauer, um das erfolgreiche Konzept auch in ihren Einrichtungen umzusetzen.
Der Schlüssel liegt in der Balance: Auf der einen Seite das Erleben des Pflegealltags, auf der anderen Seite die konsequente Arbeit mit Zahlen und Daten. Diese machen Prozesse sichtbar, helfen Muster zu erkennen und gezielt Veränderungen anzustoßen.
Fazit:
Dienstplanplanung ist keine reine Verwaltungsaufgabe, sondern eine Führungs- und Gestaltungsaufgabe.
Die Erfahrungen der GFA mbH zeigen eindrucksvoll, was möglich ist: Mit Mut, Offenheit und der richtigen Unterstützung – gemeinsam mit den Teams, abgestimmt auf die Realität jeder Einrichtung, mit klaren Rollenbildern und realistischen Entwicklungszielen – wird aus Dienstplanung ein Motor für bessere Arbeitsbedingungen, stabile Strukturen und verlässliche Pflegequalität.
Text: Lucia Yavuz, Victoria Caler und Xaver Bauer
