Die sieben häufigsten Ursachen
1. Geplant wird mit Brutto-Stunden
Der Stellenplan rechnet mit vollen Jahresstunden. Verfügbar ist aber nur die Netto-Arbeitszeit nach Urlaub, Krankheit und Fortbildung. In der Praxis liegen die Ausfallquoten oft zwischen 22 und 33 Prozent. Wer das nicht einrechnet, plant Lücken ein, bevor der Monat beginnt. Mehr zur Netto-Dienstplanung.
2. Ausfall wird mit Einspringen gelöst statt geplant
Krankheit ist nicht vorhersehbar im Einzelfall, aber sehr gut vorhersehbar im Durchschnitt. Ausfallzeiten gehören in die Personalberechnung, nicht ins Telefonat am Sonntagabend.
3. Leasing ist zum Konzept geworden
Dauerhaftes Leasing bezahlt Lücken, die eigentlich im Stellenplan stehen müssten, kostet ein Vielfaches und destabilisiert die Stammteams.
4. Überstunden und Resturlaub wachsen
Jede ungeplante Mehrarbeitsstunde ist Personalbedarf, den niemand ausgewiesen hat. Resturlaub ist ein Kredit, den das Team der Einrichtung gibt – und ein rechtliches Risiko.
5. Urlaub wird nicht mit Quote geplant
Urlaubschaos im August entsteht im Januar. Ohne verbindliche Urlaubsplanung mit Quote pro Wohnbereich und Qualifikation bleibt im Sommer nur der Notbetrieb.
6. Der Qualifikationsmix hat keine Rollen
Auf dem Papier stimmt die Zahl der Fachkräfte und Assistenzkräfte. Aber niemand hat festgelegt, wer welche Aufgabe übernimmt, wer delegiert und wer nachprüft. Mit PeBeM nach § 113c SGB XI wird das noch wichtiger. Zur Rollenmatrix.
7. Der Tagesablauf passt nicht zur Besetzung
Wenn morgens alle Bewohnerinnen und Bewohner gleichzeitig versorgt werden sollen, reicht kein Dienstplan der Welt. Stationäre Ablauforganisation ordnet, welche Leistung wann mit welcher Qualifikation erbracht wird.
Was hilft
- Netto-Personalbedarf ehrlich berechnen, inklusive Ausfallquote.
- Eine Rollenmatrix für Fachkräfte, Assistenz, Hilfskräfte und Betreuung festlegen.
- Urlaub verbindlich mit Quoten planen.
- Den Tagesablauf im Wohnbereich an die Besetzung anpassen.
- Kennzahlen wie Leasing, Mehrarbeit und Ausfall monatlich prüfen und nachsteuern.
Das ist kein Schicksal, sondern Struktur – und Struktur lässt sich ändern. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die anonymisierten Fallstudien.
Häufige Fragen
Warum müssen in unserem Pflegeheim ständig Mitarbeitende einspringen?
Meist, weil der Dienstplan mit Brutto-Arbeitszeit geplant wird und Ausfälle durch Urlaub, Krankheit und Fortbildung nicht eingerechnet sind. Eine Netto-Dienstplanung mit realistischer Ausfallquote reduziert das Einspringen deutlich.
Wie hoch ist die Ausfallquote in Pflegeheimen typischerweise?
In der Praxis liegen Ausfallquoten häufig zwischen 22 und 33 Prozent der Arbeitszeit, je nach Einrichtung, Krankenstand und Urlaubsanspruch.
Wie können wir Leasing in der Pflege reduzieren?
Indem der tatsächliche Netto-Personalbedarf berechnet, Ausfälle eingeplant, Urlaub mit Quoten gesteuert und der Qualifikationsmix über klare Rollen genutzt wird. Dann wird sichtbar, wo Stellen fehlen und wo Stunden durch schlechte Planung verloren gehen.
Was ist Netto-Dienstplanung?
Netto-Dienstplanung plant mit der Arbeitszeit, die nach Urlaub, Krankheit, Fortbildung und sonstigen Abwesenheiten tatsächlich verfügbar ist, statt mit vollen Vertragsstunden.
Wer hilft, wenn der Dienstplan dauerhaft nicht funktioniert?
Der Dienstplanbauer Xaver Bauer analysiert Dienstplan, Ausfallquoten und Abläufe und setzt mit Leitung und Teams eine tragfähige Struktur um. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern.
Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.
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