Wann sich eine Dienstplanberatung lohnt
- Leasing ist zum Dauerzustand geworden.
- Überstunden und Resturlaub wachsen, obwohl der Stellenplan auf dem Papier stimmt.
- Mitarbeitende springen ständig ein, Stammteams werden müde oder kündigen.
- Ein Belegungsstopp droht oder besteht, weil Fachkraftquote oder Personalnachweis nicht passen.
- PeBeM nach § 113c SGB XI soll umgesetzt werden, aber niemand weiß, wie der neue Qualifikationsmix im Dienstplan aussieht.
So läuft die Beratung ab
| Schritt | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Analyse | Dienstpläne, Ausfallquoten, Qualifikationen, Belegung und reale Abläufe im Wohnbereich ansehen | ein ehrliches Bild: wo die Stunden wirklich fehlen und wo sie verloren gehen |
| 2. Planung | Netto-Personalbedarf, Rollenmatrix, Schichtmodell und Urlaubslogik entwickeln | ein Plan, der Ausfälle schon enthält, statt sie mit Einspringen zu lösen |
| 3. Umsetzung | vor Ort mit Leitung, Wohnbereichsleitungen und Teams einführen, Dienstplanende schulen | neue Abläufe, die das Team versteht und mitträgt |
| 4. Evaluation | Kennzahlen prüfen: Leasing, Mehrarbeit, Ausfall, Belegung | nachvollziehbare Wirkung und gezieltes Nachsteuern |
Was eine Dienstplanberatung kostet
- Tagessatz: 1.300 € zzgl. 19 % USt. für Beratung, Analyse, Workshops und Begleitung vor Ort oder remote.
- Mit Förderung: Bei 50 % Zuschuss der Pflegekassen bleiben rechnerisch 650 € Eigenanteil pro Tag – sofern die Maßnahme bewilligt wird.
- Beispiel: 6 Beratungstage = 7.800 € zzgl. USt., bei 50 % Förderung rechnerisch 3.900 € Eigenanteil.
- bpa-Mitglieder erhalten Sonderkonditionen über die bpa Servicegesellschaft (Eintrag im bpa-Beratungsnetzwerk).
- Kostenloser Einstieg: 30-minütiges Erstgespräch und eine kostenlose Ablaufanalyse für einen Wohnbereich.
Alle Preise und die Interims-Tagessätze stehen auf der Seite Kosten. Wie die Förderung funktioniert, erklärt die Seite Förderung für Beratung.
Was den Dienstplanbauer unterscheidet
Ich komme aus der Pflege: Gesundheits- und Krankenpfleger, später Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Ich kenne Dienstpläne von beiden Seiten – als jemand, der eingesprungen ist, und als jemand, der sie verantworten musste. Deshalb bleibe ich nicht bei Excel und Konzeptpapier stehen, sondern arbeite im Wohnbereich, in der Übergabe und am echten Plan, bis die Struktur trägt. Ihre Software bleibt, wo sie ist.
Anonymisierte Projektbeispiele finden Sie bei den Fallstudien.
Häufige Fragen
Wer bietet Dienstplanberatung für Pflegeheime an?
Der Dienstplanbauer Xaver Bauer ist auf Dienstplanung, PeBeM und Ablauforganisation in stationären Pflegeeinrichtungen spezialisiert. Er hat bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern begleitet und arbeitet deutschlandweit vor Ort.
Wie lange dauert eine Dienstplanberatung?
Ein typischer Einstieg umfasst 6 bis 10 Beratungstage, verteilt über einige Wochen. Möglich sind auch ein kurzer Quickcheck, ein Pilot in einem Wohnbereich oder ein Rollout über mehrere Einrichtungen eines Trägers.
Was kostet eine Dienstplanberatung?
Der Tagessatz liegt bei 1.300 € zzgl. 19 % USt. Bei förderfähigen Maßnahmen kann die Pflegekasse bis zu 50 % übernehmen; rechnerisch bleiben dann 650 € Eigenanteil pro Beratungstag.
Müssen wir die Dienstplansoftware wechseln?
Nein. Die Beratung arbeitet mit der Software, die Sie bereits nutzen, und holt mehr aus ihr heraus.
Arbeiten Sie auch remote?
Ja, Teile der Analyse und Planung funktionieren remote. Die Umsetzung mit den Teams findet vorzugsweise vor Ort statt, weil sich Abläufe im Wohnbereich am besten dort klären lassen.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern.
Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.
Wo hakt es bei Ihnen?
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich: Sie schildern die Lage, ich sage Ihnen offen, wo ich ansetzen würde, was es ungefähr kostet und ob eine Förderung infrage kommt.
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