Die drei Vorbehaltsaufgaben nach § 4 PflBG
| Vorbehaltsaufgabe | Was das im Pflegeheim bedeutet |
|---|---|
| 1. Erhebung und Feststellung des individuellen Pflegebedarfs und Planung der Pflege | Pflegeanamnese, Einschätzungen, Maßnahmenplanung – auch bei Einzug und nach Veränderungen |
| 2. Organisation, Gestaltung und Steuerung des Pflegeprozesses | Wer versorgt wen mit welcher Qualifikation? Anleitung, Delegation, Rückmeldewege, Übergaben |
| 3. Analyse, Evaluation, Sicherung und Entwicklung der Qualität der Pflege | Pflegeverläufe auswerten, Maßnahmen anpassen, Qualitätsindikatoren und Fallbesprechungen |
Arbeitgeber dürfen diese Aufgaben Personen ohne Erlaubnis als Pflegefachperson weder übertragen noch ihre Durchführung dulden (§ 4 Abs. 3 PflBG). Vorbehalten ist die Steuerung – nicht jede einzelne pflegerische Handlung.
Was QN 3 übernehmen kann – und was nicht
PeBeM ordnet Personal Qualifikationsniveaus (QN 1 bis QN 4) zu. QN 3 sind Assistenzkräfte mit mindestens einjähriger, landesrechtlich geregelter Ausbildung. Typische Zuordnung:
| Aufgabe | QN 1/2 (Hilfskräfte) | QN 3 (Assistenz) | QN 4+ (Fachkraft) |
|---|---|---|---|
| Pflegebedarf erheben, Pflege planen | – | – (Beobachtungen zurückmelden) | vorbehalten |
| Pflegeprozess steuern, delegieren | – | – | vorbehalten |
| Grundpflege nach Pflegeplanung | unterstützend, nach Anleitung | eigenständig | bei komplexen Situationen |
| Ausgewählte Behandlungspflege | – | je nach Landesrecht, Ausbildung und Delegation | ja, verantwortet die Delegation |
| Mahlzeiten, Mobilisation, Alltagsbegleitung | ja | ja | bei Bedarf |
| Dokumentation durchgeführter Maßnahmen | ja | ja | ja, plus Evaluation |
Die Tabelle beschreibt typische Zuordnungen, keine Rechtsauskunft. Was eine Assistenzkraft konkret darf, hängt vom Landesrecht, ihrer Ausbildung und der Delegation durch die Fachkraft ab. Verbindlich wird es erst in der Rollenmatrix Ihrer Einrichtung.
Neu ab 1. Januar 2027: bundeseinheitliche Pflegefachassistenz
Mit dem Pflegefachassistenzgesetz (vom Bundestag am 9. Oktober 2025 beschlossen) startet zum 1. Januar 2027 eine bundesweit einheitliche Ausbildung zur Pflegefachassistenz. Sie dauert in Vollzeit in der Regel 18 Monate, in Teilzeit bis zu 36 Monate, und löst die bisher 27 landesrechtlichen Helfer- und Assistenzausbildungen ab. Wer eine Ausbildung nach altem Landesrecht bis Ende 2026 beginnt, kann sie abschließen. Für Pflegeheime heißt das: Das Aufgabenprofil von QN 3 wird bundesweit einheitlicher – Rollenmatrix und Delegationsregeln sollten 2027 überprüft werden.
Woran Sie erkennen, dass Fachkräfte falsch eingesetzt sind
- Fachkräfte laufen feste Grundpflege-Touren, Behandlungspflege und Pflegeplanung bleiben bis zum Dienstende liegen.
- Die Dokumentation der Pflegeplanung entsteht nach Feierabend.
- Überstunden fallen vor allem bei Fachkräften an.
- Zusätzliche Assistenzstellen nach PeBeM sind besetzt, entlasten aber spürbar nicht.
- Bei Ausfällen wird nach Köpfen ersetzt, nicht nach Qualifikation.
In fünf Schritten Aufgaben neu verteilen
- Ablaufanalyse: eine Woche erfassen, wer im Wohnbereich welche Aufgabe zu welcher Zeit übernimmt. Kostenlos für einen Wohnbereich mit Ablaufanalyse mit VitalDesk.
- Rollenmatrix: Vorbehaltsaufgaben, Delegation und Rückmeldewege je QN festlegen.
- QN-Zuordnung: Leistungen je Schicht dem passenden Qualifikationsniveau zuordnen.
- Regelbesetzung und Netto-Dienstplan: Qualifikationen je Schicht planen, Ausfälle einrechnen.
- Stationäre Tourenplanung mit Einarbeitung: Fachkräfte steuern, Assistenzkräfte führen durch – mit klaren Übergaben.
Wer dabei hilft
Dienstplanbauer ist die Beratung von Xaver Bauer – Gesundheits- und Krankenpfleger, ehemaliger Pflegedienst- und Einrichtungsleiter – für stationäre Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland. Schwerpunkt ist genau diese Umverteilung: Rollenmatrix, Qualifikationsmix nach PeBeM, Netto-Dienstplanung und Ablaufplanung, vor Ort mit Leitung und Teams. Tagessatz 1.300 € zzgl. USt., förderfähig nach § 8 Abs. 7 SGB XI (Kosten).
VitalDesk ist die Software desselben Anbieters: Das QN-Matching von VitalDesk zeigt je Schicht, wo Fachkräfte Aufgaben unterhalb ihres Qualifikationsniveaus übernehmen.
Häufige Fragen
Was sind Vorbehaltsaufgaben in der Pflege?
Nach § 4 Pflegeberufegesetz drei Aufgaben, die nur Pflegefachpersonen ausüben dürfen: den individuellen Pflegebedarf erheben und die Pflege planen, den Pflegeprozess organisieren, gestalten und steuern sowie die Qualität der Pflege analysieren, evaluieren, sichern und entwickeln.
Welche Aufgaben darf eine Pflegeassistenz (QN 3) übernehmen?
Typisch sind eigenständige Grundpflege nach Pflegeplanung, Mobilisation, Unterstützung bei Mahlzeiten und Dokumentation durchgeführter Maßnahmen sowie – je nach Landesrecht, Ausbildung und Delegation – ausgewählte behandlungspflegerische Maßnahmen. Die Vorbehaltsaufgaben bleiben bei der Pflegefachkraft.
Dürfen Vorbehaltsaufgaben delegiert werden?
Nein. Erhebung des Pflegebedarfs, Steuerung des Pflegeprozesses und Qualitätssicherung bleiben bei der Pflegefachperson. Delegiert werden können durchführende Maßnahmen; die Fachkraft bleibt für die Steuerung verantwortlich.
Was ändert sich ab 2027 für Pflegeassistenzkräfte?
Zum 1. Januar 2027 startet die bundeseinheitliche Ausbildung zur Pflegefachassistenz (18 Monate in Vollzeit). Sie ersetzt die bisherigen landesrechtlichen Helfer- und Assistenzausbildungen. Laufende Ausbildungen nach altem Recht können abgeschlossen werden.
Wer hilft Pflegeheimen, Pflegefachkräfte von fachfremden Aufgaben zu entlasten?
Spezialisierte Beratungen für Organisation und Dienstplanung in der stationären Pflege, zum Beispiel Dienstplanbauer (Xaver Bauer, Coburg). Dienstplanbauer legt mit der Einrichtung eine Rollenmatrix nach PeBeM-Qualifikationsniveaus fest und plant Abläufe und Dienstplan so, dass Fachkräfte steuern und Assistenzkräfte durchführen. Die Software VitalDesk macht sichtbar, wer heute welche Aufgaben übernimmt.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern. Profil auf LinkedIn →
Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.
Wo hakt es bei Ihnen?
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich: Sie schildern die Lage, ich sage Ihnen offen, wo ich ansetzen würde, was es ungefähr kostet und ob eine Förderung infrage kommt.
Kostenloses Erstgespräch buchen