Tourenplanung in der Pflege: Stationäre Tourenplanung im Pflegeheim.

Stationär ist nicht ambulant

	Ambulante Tourenplanung	Stationäre Tourenplanung
Im Mittelpunkt	Fahrwege, Einsatzorte, Zeitfenster bei Klientinnen und Klienten	Pflegeprozesse, Wohnbereiche, Qualifikationsmix, Tagesablauf im Haus
Leitfrage	Wie kommt die Pflegekraft effizient von Einsatz zu Einsatz?	Wer macht wann was bei welcher Bewohnerin, und passt das zur Dienstzeit?
Typisches Werkzeug	Touren- und Routenplanungssoftware	Maßnahmenplanung, Rollenmatrix, Dienstplan und Ablaufanalyse

Wer im Pflegeheim nach „Tourenplanung“ sucht, findet meist Angebote für ambulante Dienste. Die stationäre Frage ist eine andere: Wie verteilen sich Grundpflege, Behandlungspflege, Betreuung, Mahlzeiten, Übergaben und Dokumentation über Früh-, Spät- und Nachtdienst, so dass jede Leistung bei der passenden Qualifikation landet?

Warum PeBeM ohne Tourenplanung nicht funktioniert

Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI erhöht vor allem den Anteil an Assistenzkräften. Mehr Personal allein entlastet aber niemanden, wenn die Abläufe gleich bleiben. Fachkräfte müssen Aufgaben abgeben und sich auf Steuerung, Behandlungspflege und Anleitung konzentrieren; Assistenz- und Hilfskräfte brauchen klare Touren mit Aufgaben, die zu ihrem Qualifikationsniveau passen. Genau das legt die stationäre Tourenplanung fest, gemeinsam mit einer Rollenmatrix, die regelt, wer was übernehmen darf.

So entsteht eine stationäre Tourenplanung

1. Ist-Abläufe sichtbar machen: In der Ablaufanalyse werden direkte und indirekte Maßnahmen je Mitarbeitendem und Schicht im 5-Minuten-Takt erfasst, inklusive Betreuung und Hauswirtschaft.
2. Dienstzeit und Maßnahmenzeit abgleichen: Wo laufen beide auseinander? Wo bleibt Zeit ungenutzt, wo fehlt sie?
3. Aufgaben nach Qualifikation zuordnen: Welche Leistungen gehören zur Fachkraft, welche zur Assistenz- oder Hilfskraft (QN 1 bis QN 4)?
4. Touren je Schicht bauen: Reihenfolge, Bewohnergruppen, Zeitfenster für Mahlzeiten, Übergaben und Behandlungspflege.
5. Dienstplan anpassen: Dienstbeginn, Dienstlängen und Regelbesetzung folgen der Tour, nicht umgekehrt. Mehr dazu unter PeBeM-Umsetzung.
6. Evaluieren und nachschärfen: Nach einigen Wochen werden Touren, Rollen und Übergaben anhand der Praxis korrigiert.

Brauchen Sie ein Tourenplanprogramm?

Klassische Tourenplanprogramme sind für ambulante Dienste gebaut: Sie optimieren Routen und Fahrzeiten. Im Pflegeheim lösen sie das eigentliche Problem nicht. Entscheidend ist, dass Maßnahmenplanung, Qualifikationsmix und Dienstplan zusammenpassen.

• Ihre vorhandene Software bleibt: Ich arbeite mit der Dienstplan- und Pflegesoftware, die Sie heute schon nutzen.
• Ablaufanalyse als Werkzeug: Mit der Ablaufanalyse wird sichtbar, welche Arbeit wirklich stattfindet und wo Zeit ungenutzt bleibt. Ein Wohnbereich ist als Einstieg kostenlos.
• VitalDesk optional: Für Ablaufanalyse und Tourenplanung kann zusätzlich VitalDesk eingesetzt werden, die PeBeM-Plattform desselben Anbieters. Das ist ein Angebot, kein Muss und kein Bestandteil des Beratungsvertrags.

Das Tourenplanprogramm in VitalDesk

VitalDesk enthält ein eigenes Modul für die stationäre Tourenplanung, gebaut für Pflegeheime statt für Fahrtouren:

• Tourvorlagen je Wohnbereich und Schicht: Maßnahmen, indirekte Tätigkeiten und Pausen werden in fester Reihenfolge hinterlegt und für jeden Tag als Entwurf geladen.
• Zuordnung nach Qualifikation: Mitarbeitende werden nach QN, Funktion und Einsatzbereich den Touren zugeordnet; jede Maßnahme trägt ihr Mindest-QN aus dem Maßnahmenkatalog.
• Prüfungen vor der Freigabe: Zeit, Team, Qualifikation, Zuordnung und Pausen werden geprüft, bevor der Plan aktiviert oder als PDF ausgegeben wird.
• Verbindung zum Dienstplan: Vollständige Früh- und Spättouren können als Grundlage der Regelplanung dienen, so dass Dienstzeiten der tatsächlichen Arbeit folgen.

Einen Praxisleitfaden gibt es als Whitepaper PeBeM-Tourenplanung.

Woran Sie merken, dass die Tourenplanung fehlt

• Fachkräfte übernehmen Grundpflege, während Behandlungspflege und Anleitung liegen bleiben.
• Assistenzkräfte wissen morgens nicht genau, welche Bewohnerinnen und Bewohner sie versorgen.
• Der Frühdienst ist überlastet, im Spätdienst gibt es Leerlauf.
• Übergaben dauern lange, weil Zuständigkeiten unklar sind.
• Trotz PeBeM-Stellen fühlt sich das Team nicht entlastet.

Warum der Dienstplan dann nicht hält, steht unter Warum der Dienstplan nicht hält.

Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.