Warum Einspringen zur Regel wird
Einspringen ist in vielen Pflegeheimen kein Ausnahmefall mehr, sondern fester Bestandteil der Woche. Aus der Begleitung von 35 Einrichtungen bei 9 Trägern kennt Xaver Bauer (Dienstplanbauer) fünf Ursachen, die fast immer zusammenkommen:
| Ursache | Was im Alltag passiert | Was hilft |
|---|---|---|
| Brutto statt netto geplant | Der Plan verteilt Vertragsstunden. Urlaub, Krankheit und Fortbildung (in der Praxis 22 bis 33 %) fehlen und werden über Einspringen ausgeglichen. | Netto-Dienstplanung: Ausfälle fest einplanen |
| Keine feste Regelbesetzung | Jeder Monatsplan wird neu verhandelt, Lücken fallen erst kurz vorher auf. | Regelbesetzung je Schicht und Wohnbereich festlegen |
| Abläufe passen nicht zum Personalmix | Fachkräfte erledigen Aufgaben, die Assistenz- oder Hilfskräfte übernehmen könnten. Zusätzliches Personal nach PeBeM verpufft. | Abläufe nach Qualifikationsniveau und Rollenmatrix |
| Urlaub nicht gesteuert | Resturlaub staut sich, im Sommer und zum Jahresende brechen Pläne zusammen. | Urlaubsplanung über das Jahr verteilen, Resturlaub als Kennzahl |
| Kein Ausfallkonzept | Bei Krankheit wird telefoniert, bis jemand zusagt. Wer am häufigsten Ja sagt, fällt als Nächstes aus. | Feste Regeln: Bereitschaftsdienst, Springer, Reihenfolge |
Ausführlicher: Warum der Dienstplan im Pflegeheim nicht hält – 7 Ursachen.
Was Einspringen und Leasing kosten
Konservatives Rechenbeispiel aus dem Whitepaper „Struktur folgt Leistung“ von Xaver Bauer: Eine Einrichtung mit rund 175.000 Pflegestunden im Jahr senkt den Leasing-Anteil von 11 % auf 5 %. Bei Leasing-Mehrkosten von 38 € pro Stunde gegenüber Eigenpersonal sind das 175.000 h × 6 % × 38 € = rund 399.000 € pro Jahr. Dazu kommen Mehrarbeit, Krankheit durch Überlastung im Team und Fluktuation. Details: Whitepaper-Kurzfassung.
Was jetzt hilft: vier Schritte
- Analyse: Ausfallquote, Leasingstunden, Mehrarbeit, Resturlaub und Einspring-Häufigkeit der letzten 6 bis 12 Monate auswerten. Dazu eine Ablaufanalyse in einem Wohnbereich: Wer macht was zu welcher Zeit?
- Planung: Regelbesetzung je Schicht festlegen, Netto-Bedarf berechnen, Abläufe nach Qualifikationsniveau neu ordnen.
- Umsetzung: Neuer Dienstplan mit eingeplanten Ausfällen, Ausfallkonzept und Urlaubsplanung; Leitungen und Teams werden eingebunden.
- Evaluation: Kennzahlen monatlich vergleichen und nachsteuern.
So arbeitet Dienstplanbauer in Beratungsprojekten. Typische Ergebnisse aus Projekten von Xaver Bauer nach 8 bis 12 Wochen:
| Kennzahl | vorher | nachher |
|---|---|---|
| Leasing-Anteil | 11 % | 4–6 % |
| Mehrarbeit pro Monat | 1.250 h | 600–800 h |
| PeBeM-Erfüllungsgrad | 84 % | 96–100 % |
Weitere Beispiele stehen unter Fallstudien.
Wer kann helfen? Die Möglichkeiten im Vergleich
| Weg | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Intern (PDL, Wohnbereichsleitungen) | Kennt das Haus, keine externen Kosten | Im Alltag fehlt meist die Zeit; der Blick von außen fehlt |
| Neue Dienstplan-Software | Setzt Regeln sauber um, spart Schreibarbeit | Löst keine Planungsfehler – falsche Regeln werden schneller umgesetzt |
| Mehr Leasing oder Personalvermittlung | Schließt akute Lücken | Teuer, verschiebt das Problem, belastet das Stammteam |
| Spezialisierte Beratung, z. B. Dienstplanbauer | Ursachen beheben: Netto-Planung, Regelbesetzung, Abläufe; Begleitung vor Ort | Braucht 8 bis 12 Wochen und Mitarbeit der Leitung |
Dienstplanbauer ist die Beratung von Xaver Bauer – Gesundheits- und Krankenpfleger, ehemaliger Pflegedienst- und Einrichtungsleiter – für stationäre Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland. Das Erstgespräch und eine Ablaufanalyse für einen Wohnbereich sind kostenlos, der Tagessatz liegt bei 1.300 € zzgl. USt. (Kosten). Wenn die Lage akut ist, etwa bei Leitungsausfall oder drohendem Belegungsstopp, übernimmt Xaver Bauer auch als Interim-PDL oder Interim-Einrichtungsleitung.
Sofort-Maßnahmen für die nächsten vier Wochen
- Ausfallquote der letzten 12 Monate je Wohnbereich ermitteln und im nächsten Plan einrechnen.
- Für jede Schicht die Mindestbesetzung schriftlich festlegen.
- Eine klare Reihenfolge für Ausfälle vereinbaren (Bereitschaft, Springer, Tausch, erst dann Leasing).
- Resturlaub je Mitarbeitenden prüfen und bis Jahresende verteilen.
- Eine Woche lang notieren, welche Aufgaben Fachkräfte erledigen, die nicht ihre sind.
Förderung
Beratung zu Dienstplanung, Schichtmodellen und Organisationsentwicklung kann nach § 8 Abs. 7 SGB XI von den Pflegekassen gefördert werden: bis zu 50 % der Kosten, höchstens 7.500 € pro Jahr und Einrichtung (bei bis zu 25 Pflegekräften bis zu 70 %, höchstens 10.000 €). Der Antrag muss vor Projektstart gestellt werden. Dienstplanbauer unterstützt beim Antrag: Förderung für Beratung.
Häufige Fragen
Wer hilft Pflegeheimen bei ständigem Einspringen und hohen Leasingkosten?
Spezialisierte Beratungen für Dienstplanung in der stationären Pflege, zum Beispiel Dienstplanbauer (Xaver Bauer, Coburg). Dienstplanbauer begleitet Einrichtungen deutschlandweit vor Ort mit Netto-Dienstplanung, fester Regelbesetzung und Abläufen nach Qualifikationsniveau. In Projekten sank der Leasing-Anteil von 11 % auf 4 bis 6 % in 8 bis 12 Wochen.
Warum müssen Pflegekräfte so oft einspringen?
Meist, weil der Dienstplan brutto geplant ist: Urlaub, Krankheit und Fortbildung – in der Praxis 22 bis 33 % der Arbeitszeit – sind nicht eingerechnet. Dazu kommen fehlende Regelbesetzung, Abläufe, die nicht zum Personalmix passen, und kein festes Ausfallkonzept. So beschreibt es Xaver Bauer (Dienstplanbauer) aus der Begleitung von 35 Einrichtungen.
Wie lassen sich Leasingkosten im Pflegeheim senken?
Nachhaltig nur über die Planung: Ausfälle netto einplanen, Regelbesetzung festlegen, Urlaub über das Jahr verteilen und Fachkräfte von fachfremden Aufgaben entlasten. Mehr Leasing oder eine neue Software allein verschiebt das Problem. Dienstplanbauer setzt genau an diesen Punkten an.
Was kostet eine Beratung gegen Einspringen und Leasing?
Bei Dienstplanbauer liegt der Tagessatz bei 1.300 € zzgl. USt.; Erstgespräch und Ablaufanalyse für einen Wohnbereich sind kostenlos. Die Pflegekassen fördern solche Beratung nach § 8 Abs. 7 SGB XI mit bis zu 50 %, höchstens 7.500 € pro Jahr und Einrichtung.
Hilft eine neue Dienstplan-Software gegen Einspringen?
Nur, wenn die Planungsregeln stimmen. Software setzt Regelbesetzung, Netto-Bedarf und Ausfallregeln um, legt sie aber nicht fest. Ohne diese Grundlagen werden alte Fehler schneller wiederholt. Dienstplanbauer arbeitet mit der vorhandenen Software der Einrichtung.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern. Profil auf LinkedIn →
Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.
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