Das Whitepaper „Struktur folgt Leistung“ von Xaver Bauer (Stand Mai 2026) beschreibt, wie stationäre Pflegeeinrichtungen mit dem Personalbemessungsverfahren nach § 113c SGB XI in 1 bis 2 Monaten zu tragfähigen Dienstplänen kommen. Es richtet sich an Vorstände, Geschäftsführungen, Regionalleitungen und Pflegedienstleitungen. Diese Seite fasst die Kernaussagen zusammen; das vollständige Papier mit allen Tabellen gibt es kostenlos als PDF.
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Die Kernaussage
Seit dem 1. Juli 2023 gilt die Personalbemessung nach § 113c SGB XI, inzwischen wirkt sie voll auf Personalmix und Pflegesatz. Trotzdem kommen viele Häuser nicht aus dem Krisenmodus: Leasing, Belegungsstopps, Resturlaub und Mehrarbeit halten sich. Die Ursache ist fast immer dieselbe: Personalstruktur, Dienstplanung und tatsächliche Abläufe sind nicht aufeinander abgestimmt. Mehr Personal ohne neue Abläufe verpufft.
Die fünf häufigsten Fehler bei der PeBeM-Umsetzung
- Personalmix wird angepasst, Abläufe nicht. Fachkräfte (QN 3, QN 4) erbringen weiter Tätigkeiten, die nach PeBeM-Logik QN 1 oder QN 2 zugeordnet sind.
- PeBeM wird als Excel-Übung verstanden. Es entstehen Tabellen ohne Bezug zum Wohnbereich, die Daten verlieren an Akzeptanz.
- Der Dienstplan bleibt am Ist orientiert. Gewachsene Schichtstrukturen werden fortgeschrieben, Versorgungsspitzen falsch besetzt.
- Ausfälle gelten als Naturereignis. Wer Krankheit, Urlaub und Fortbildung nicht einplant, plant am Limit und ruft Leasing als Standardlösung auf.
- Software ersetzt Prozessgestaltung. Pflegeprozesse sind Verantwortung von Pflegefachkräften (§ 4 PflBG), keine IT-Einstellung.
Der Ansatz in drei Schritten
- Erfassen, was tatsächlich passiert: welche Tätigkeiten, bei welchen Bewohnenden, zu welchen Zeiten, in welcher Qualifikation, mit wie vielen Minuten.
- Ableiten, was passieren muss: welche Abläufe pflegefachlich und nach PeBeM angemessen sind.
- Erst dann die Struktur entwickeln: Dienstzeiten, Regelbesetzung und Vertretungsregeln, die diese Abläufe tragen.
Drei Leitprinzipien tragen den Ansatz: Wohnbereichsleitungen und Pflegekräfte aller Qualifikationsniveaus gestalten mit, Kennzahlen werden gemeinsam erhoben, und Pflegeprozesse werden von Pflegefachkräften definiert. Ausführlich unter Methodik „Struktur folgt pflegerischer Leistung“.
Das 4-Modul-Modell
| Modul | Dauer | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1. Analyse | ca. 1 Woche | Einrichtungsanalyse, Qualitätsaudit, Personal nach QN 1–4, Soll-Ist-Abgleich nach § 113c, Mehrarbeit, Ausfall, Fremdarbeit | Ausgangslage mit Zahlen |
| 2. Konzept und Umsetzung | ca. 1–2 Wochen | PeBeM-Roadmap, kompetenzbasierte Abläufe nach Bewohnerbedarf, Wohnbereich, QN und Schicht, Workshops | Bewohnerorientierte Ablaufpläne |
| 3. Schulung | ca. 1 Woche | Netto-Dienstplanung, Urlaubs- und Ausfallmanagement (Zielwert Ausfallmanagement-Quote 20 %), Rollen- und Delegationsmatrix | Soll-Modell für Dienstplan und Regelbesetzung |
| 4. Begleitung im Alltag | ca. 2–4 Wochen | Überführung in den Regelbetrieb, Kennzahlen-Reviews, Nachsteuerung | Steuerungssystem, das die Einrichtung selbst führt |
Den Auftakt bildet ein dreitägiger Kick-off vor Ort, in dem die Führungskräfte im Umgang mit Kennzahlen und bewohnerorientierten Abläufen geschult werden.
Praxisbeispiel: Einrichtung mit 120 Bewohnenden
Verdichtete, anonymisierte Werte aus Beratungsprojekten in Einrichtungen dieser Größe (4 Wohnbereiche, durchschnittlicher Pflegegrad 3,4, 95 Mitarbeitende in der Pflege). Nach der Analyse zeigte sich: 18 % der Tätigkeiten der Fachkräfte waren QN 1 oder QN 2 zuzuordnen, der Frühdienst war an 4 von 7 Tagen unterbesetzt, der Spätdienst an 3 von 7 Tagen überbesetzt.
| Kennzahl | Vorher | Nach 8–12 Wochen |
|---|---|---|
| Ausfallmanagement-Quote | 27 % | 16–19 % |
| Leasing-Anteil an Pflegestunden | 11 % | 4–6 % |
| Mehrarbeit pro Monat | 1.250 h | 600–800 h |
| Qualifikationsfremde Tätigkeiten QN 3 | 18 % | 6–9 % |
| Resturlaub am Stichtag | 1.180 Tage | 700–850 Tage |
| PeBeM-Erfüllungsgrad nach § 113c SGB XI | 84 % | 96–100 % |
Wirtschaftliche Wirkung
Konservatives Rechenbeispiel für dieselbe Einrichtung mit rund 175.000 Pflegestunden im Jahr. Annahmen: Leasing-Mehrkosten gegenüber Eigenpersonal 38 € pro Stunde, Mehrarbeit 45 € pro Stunde, nicht belegtes Bett 130 € pro Tag.
| Effekt | Rechnung | pro Jahr |
|---|---|---|
| Leasing von 11 % auf 5 % senken | 175.000 h × 6 % × 38 € | ca. 399.000 € |
| Mehrarbeit um 500 h pro Monat senken | 6.000 h × 45 € | ca. 270.000 € |
| Belegungsstopp vermeiden | 4 Plätze × 60 Tage × 130 € | ca. 31.000 € |
| Gesamt | ca. 700.000 € |
Weiche Effekte wie geringere Fluktuation, sinkender Krankenstand und weniger Einarbeitungskosten sind darin nicht enthalten. Weitere Beispiele stehen unter Fallstudien.
Förderung
Beratung zu Schichtmodellen, Schulungen und Organisationsentwicklung kann nach § 8 Abs. 7 SGB XI gefördert werden: bis zu 50 % der Kosten, höchstens 7.500 € pro Jahr und Einrichtung; bei Einrichtungen mit bis zu 25 Pflegekräften bis zu 70 %, höchstens 10.000 €. Der Antrag muss vor Projektstart gestellt werden. Details unter Förderung für Beratung.
Zehn Empfehlungen für die Leitungsebene
- Wohnbereichsleitungen und Pflegekräfte aktiv einbeziehen.
- PeBeM nicht als Excel-Aufgabe behandeln, sondern als Anlass zur Neuordnung der Abläufe.
- Mehrarbeit und Ausfälle planbar machen.
- Kennzahlen vor Projektstart festlegen: Ausfallquote, Leasing, Mehrarbeit, Resturlaub, Fluktuation.
- Ablaufpläne nach Qualifikationsniveau aufbauen, um QN 3 und QN 4 zu entlasten.
- Beratung und Software trennen: Software unterstützt, sie ersetzt keine Prozessarbeit.
- Die Förderung der Pflegekassen aktiv nutzen.
- Ein realistisches Zeitfenster planen: 1 bis 2 Monate mit Kick-off vor Ort.
- Ergebnisse verankern: Verantwortung dokumentieren und leben, nicht nur den Plan einstellen.
- Das System dynamisch halten und bei Veränderungen nachsteuern.
Quellen des Whitepapers
- Rothgang, H. et al.: Entwicklung eines Verfahrens zur Bemessung des Personalbedarfs in vollstationären Pflegeeinrichtungen nach qualitativen und quantitativen Maßstäben. Universität Bremen, 2020.
- GKV-Spitzenverband: Empfehlungen nach § 113c Abs. 5 SGB XI.
- Deutsches Institut für angewandte Pflegeforschung (DIP): Pflegethermometer.
- AOK-Fehlzeiten-Report, BKK Gesundheitsreport, Statistisches Bundesamt: Pflegestatistik.
- Pflegeberufegesetz § 4; SGB XI §§ 8, 75, 84, 85, 113, 113a, 113c.
Zitation: Bauer, X. (2026): Struktur folgt Leistung. Wie stationäre Pflegeeinrichtungen mit dem Personalbemessungsverfahren nach § 113c SGB XI in 1 bis 2 Monaten zu tragfähigen Dienstplänen kommen. Whitepaper, Coburg. Weitergabe und Zitation mit Quellenangabe ausdrücklich erwünscht.
Häufige Fragen
Was bedeutet „Struktur folgt Leistung“?
Es ist ein Vorgehen zur PeBeM-Umsetzung von Xaver Bauer: Zuerst wird erfasst, welche Leistungen im Wohnbereich tatsächlich anfallen, dann wird abgeleitet, welche Abläufe nötig sind, und erst danach werden Dienstzeiten und Regelbesetzung gebaut. Die übliche Reihenfolge, bei der der Dienstplan aus der bisherigen Schichtstruktur fortgeschrieben wird, wird umgekehrt.
Warum verpufft zusätzliches Personal nach PeBeM oft?
Weil der Personalmix angepasst wird, die Abläufe aber nicht. Fachkräfte erledigen weiter Aufgaben, die Assistenz- oder Hilfskräfte übernehmen könnten, und der Dienstplan schreibt alte Schichtmuster fort. Das zusätzliche Personal wird vom System aufgenommen, ohne die Belastung zu senken.
Wie lange dauert die PeBeM-Umsetzung nach diesem Modell?
Das 4-Modul-Modell ist als Projekt von 1 bis 2 Monaten angelegt: etwa eine Woche Analyse, ein bis zwei Wochen Konzept und Umsetzung, eine Woche Schulung und zwei bis vier Wochen Begleitung im Alltag. Wirkung auf Ausfall, Leasing und Mehrarbeit zeigt sich typischerweise nach 8 bis 12 Wochen.
Wo kann ich das Whitepaper herunterladen?
Das vollständige Whitepaper „Struktur folgt Leistung“ gibt es kostenlos als PDF auf der Startseite von dienstplanbauer.de im Bereich Whitepaper, nach Angabe von Name, E-Mail und Einrichtung. Weitergabe und Zitation mit Quellenangabe sind ausdrücklich erwünscht.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern. Profil auf LinkedIn →
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