Was ein Dienstplan im Pflegeheim leisten muss
Der Dienstplan legt fest, wer wann in welchem Wohnbereich mit welcher Qualifikation arbeitet. Er ist gleichzeitig Arbeitszeitnachweis, Grundlage der Lohnabrechnung, Nachweis gegenüber Heimaufsicht und Pflegekasse und das wichtigste Steuerungsinstrument der Pflegedienstleitung. Ein guter Dienstplan erfüllt vier Anforderungen:
- Fachlich: Jede Schicht ist mit dem Qualifikationsmix besetzt, den die Bewohnerinnen und Bewohner brauchen, inklusive Fachkraftpräsenz für vorbehaltene Tätigkeiten nach § 4 Pflegeberufegesetz.
- Rechtlich: Arbeitszeitgesetz, Tarif- oder Arbeitsvertrag und Mitbestimmung werden eingehalten.
- Wirtschaftlich: Die Besetzung entspricht dem, was im Pflegesatz verhandelt ist, ohne dauerhaftes Leasing und Mehrarbeit.
- Verlässlich: Mitarbeitende können mit dem Plan rechnen, weil Ausfälle schon eingeplant sind.
Dienstplan, Einsatzplanung, Tourenplanung: der Unterschied
| Begriff | Frage | Zeithorizont |
|---|---|---|
| Personalbemessung (PeBeM) | Wie viel Personal welcher Qualifikation steht der Einrichtung zu? | Jahr, Pflegesatzzeitraum |
| Regelbesetzung (Soll-Dienstplan) | Wie viele Personen welcher Qualifikation braucht jede Schicht in jedem Wohnbereich? | dauerhaft, bis sich Belegung oder Abläufe ändern |
| Dienstplan | Wer arbeitet an welchem Tag in welchem Dienst? | Monat |
| Einsatzplanung | Wie wird der Plan bei Ausfall, Belegungswechsel oder Spitzen kurzfristig angepasst? | Tag bis Woche |
| Stationäre Tourenplanung | Welche Leistung erbringt wer in der Schicht bei welcher Bewohnerin, welchem Bewohner? | Schicht |
Viele Probleme entstehen, weil die mittlere Ebene fehlt: Ohne festgelegte Regelbesetzung wird jeder Monatsplan neu verhandelt, und die Einsatzplanung wird zur Daueraufgabe.
Die wichtigsten Regeln für die Dienstplangestaltung
| Regel | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden pro Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von 6 Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden | § 3 ArbZG |
| Pausen | mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | 11 Stunden zwischen zwei Diensten; in Pflegeeinrichtungen Verkürzung auf 10 Stunden möglich, wenn sie innerhalb eines Monats ausgeglichen wird | § 5 ArbZG |
| Sonntage | mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetag für Sonntagsarbeit innerhalb von 2 Wochen | § 11 ArbZG |
| Nachtarbeit | Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchung und angemessenen Ausgleich | § 6 ArbZG |
| Mitbestimmung | Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Dienstplan sind mitbestimmungspflichtig (Betriebsrat, bei kirchlichen Trägern MAV) | § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, MAVO/MVG |
| Ankündigung | Fristen für die Veröffentlichung des Dienstplans regeln Tarifvertrag, AVR oder Betriebsvereinbarung | Tarif / Betriebsvereinbarung |
Dienstplangestaltung in 6 Schritten
- Bedarf berechnen: Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI für die aktuelle Belegung je Qualifikationsgruppe ermitteln (siehe PeBeM-Berechnung).
- Abläufe festlegen: Welche Leistungen fallen je Schicht an, und welches Qualifikationsniveau erbringt sie? Daraus entstehen Ablauf- und Tourenpläne.
- Regelbesetzung ableiten: Je Wohnbereich und Schicht festlegen, wie viele Fach-, Assistenz- und Hilfskräfte im Dienst sind, mit Dienstzeiten, die zu den Versorgungsspitzen passen.
- Netto planen: Urlaub, Krankheit und Fortbildung als Ausfallquote einrechnen, in der Praxis oft 22 bis 33 %. Wer brutto plant, plant das Einspringen gleich mit (siehe Netto-Dienstplanung).
- Monatsplan erstellen: Mitarbeitende den Diensten zuordnen, Wünsche, Urlaub und Ruhezeiten berücksichtigen, Ausfalldienste fest einplanen.
- Nachsteuern: Monatlich Ausfall, Mehrarbeit, Leasing und Resturlaub auswerten und Regelbesetzung oder Urlaubsplanung anpassen.
Software oder Beratung?
Dienstplanprogramme sind aus dem Pflegeheim nicht wegzudenken: Sie prüfen Arbeitszeitregeln, rechnen Zuschläge, verwalten Urlaub und Wünsche und geben den Plan an die Lohnabrechnung. Sie können aber nur so gut planen wie die Regeln, die man ihnen vorgibt.
| Dienstplansoftware | Dienstplanberatung | |
|---|---|---|
| Stärke | Regeln zuverlässig und schnell anwenden, Arbeitszeitkonten, Abrechnung, App für Mitarbeitende | die Regeln festlegen: Bedarf, Regelbesetzung, Dienstzeiten, Rollen, Ausfallquote |
| Hilft, wenn … | die Struktur steht und der Aufwand für Planung und Abrechnung sinken soll | der Plan trotz ausreichender Stellen nicht hält, Leasing und Mehrarbeit hoch sind oder PeBeM umgesetzt werden muss |
| Grenze | übernimmt eine falsche Regelbesetzung genauso schnell wie eine richtige | braucht eine Software oder Vorlage, in der das Ergebnis dauerhaft gepflegt wird |
Die Reihenfolge entscheidet: erst Struktur, dann Software. Eine Dienstplanberatung arbeitet mit dem vorhandenen Programm der Einrichtung und richtet Dienste, Qualifikationen und Regelbesetzung darin passend ein. Ein Softwarewechsel ist dafür nicht nötig.
Woran Sie erkennen, dass der Dienstplan nicht trägt
- Mitarbeitende springen fast jede Woche ein, freie Tage sind nicht verlässlich.
- Leasing ist Dauerlösung statt Ausnahme.
- Mehrarbeit und Resturlaub wachsen von Monat zu Monat.
- Fachkräfte übernehmen regelmäßig Aufgaben, die Assistenzkräfte erbringen könnten.
- Jeder Monatsplan wird neu verhandelt, weil es keine festgelegte Regelbesetzung gibt.
Die häufigsten Ursachen und Gegenmittel beschreibt der Beitrag Warum der Dienstplan im Pflegeheim nicht hält.
Häufige Fragen
Wie erstellt man einen Dienstplan im Pflegeheim?
In sechs Schritten: Personalbedarf nach § 113c SGB XI berechnen, Abläufe je Schicht festlegen, daraus die Regelbesetzung je Wohnbereich und Schicht ableiten, netto mit Ausfallquote planen, den Monatsplan mit Wünschen und Urlaub erstellen und monatlich anhand von Ausfall, Mehrarbeit und Leasing nachsteuern.
Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Einsatzplanung?
Der Dienstplan legt für einen Monat fest, wer an welchem Tag in welchem Dienst arbeitet. Die Einsatzplanung passt diesen Plan kurzfristig an, etwa bei Krankheit, Belegungswechsel oder Spitzen. Je besser die Regelbesetzung und die Ausfallquote im Dienstplan stimmen, desto weniger Einsatzplanung ist nötig.
Wie viel Ruhezeit muss zwischen zwei Diensten in der Pflege liegen?
Grundsätzlich 11 Stunden nach § 5 ArbZG. In Pflegeeinrichtungen darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird.
Wie viele freie Sonntage stehen Pflegekräften zu?
Nach § 11 ArbZG müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben. Für Arbeit an einem Sonntag ist innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren. Tarifverträge können günstigere Regelungen enthalten.
Braucht ein Pflegeheim eine Dienstplansoftware?
Ab einer gewissen Größe praktisch ja, weil Arbeitszeitregeln, Zuschläge, Urlaub und Abrechnung sonst kaum fehlerfrei zu führen sind. Die Software ersetzt aber nicht die Festlegung von Personalbedarf, Regelbesetzung und Ausfallquote. Diese Struktur muss vorher stehen.
Muss der Betriebsrat dem Dienstplan zustimmen?
Ja. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig, das umfasst den Dienstplan. Bei kirchlichen Trägern gilt Entsprechendes für die Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG.
Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern. Profil auf LinkedIn →
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