PeBeM Beratung Pflegeheim: Ablauf, Kosten, Förderung

Wann sich eine PeBeM-Beratung lohnt

Die Pflegesatzverhandlung steht an und Sie wollen wissen, wie viel Personal nach § 113c SGB XI möglich ist und wie Sie es einsetzen würden.
Neue Assistenzstellen sind vereinbart, aber Fachkräfte werden nicht entlastet, weil Aufgaben und Delegation nicht geklärt sind.
Der Dienstplan hält nicht: Einspringen, Leasing und Mehrarbeit sind Alltag, obwohl der Stellenplan auf dem Papier stimmt.
Der Qualifikationsmix ist aktuell nicht erreichbar, etwa wegen Fachkraftlücken. Dann ordnet PeBeM-Light die Übergangsphase.
Ein Träger will PeBeM einheitlich in mehreren Einrichtungen einführen und braucht ein Vorgehen, das in jedem Haus funktioniert.

Was die PeBeM-Beratung umfasst

Baustein	Was passiert	Ergebnis
PeBeM-Quickcheck	Belegung je Pflegegrad, Personal je Qualifikationsniveau, Ausfallquoten	PeBeM-Berechnung und Ist-Soll-Lücke je Qualifikationsgruppe
Rollenmatrix und Delegation	Aufgaben je QN festlegen, Delegation und Rückmeldewege klären	eine Rollenmatrix, die Fachkräfte wirklich entlastet
Ablauforganisation und Tourenplanung	Ablaufanalyse im Wohnbereich, Touren je Schicht bauen	stationäre Tourenpläne, die zur Dienstzeit passen
Netto-Dienstplanung	Ausfall einrechnen, Regelbesetzung und Schichtmodell festlegen	ein Dienstplanmodell, das Ausfälle schon enthält
Schulung und Workshops	Leitungen, Dienstplanende und Teams im neuen Qualifikationsmix schulen	Teams, die die neue Aufgabenverteilung verstehen und mittragen
Grundlage für die Pflegesatzverhandlung	Bedarf, Nettozeit, Qualifikationsmix und Aufgabenlogik zusammenführen	eine fachlich-organisatorische Begründung (keine Rechtsberatung)

Sie wählen die Bausteine, die Sie brauchen. Viele Einrichtungen starten mit dem Quickcheck und einem Pilotwohnbereich.

Ablauf: PeBeM-Begleitung in 4 Phasen

PeBeM-Beratung in 4 Phasen: Analyse, Zielbild, Pilot und Umsetzung, Rollout und Evaluation – Start mit kostenlosem Erstgespräch

Analyse: Belegung, Pflegegrade, Personal je Qualifikationsniveau, Ausfallquoten, Dienstpläne und reale Abläufe im Wohnbereich. Ergebnis ist ein ehrliches Bild, wo Stunden fehlen und wo sie verloren gehen.
Zielbild: PeBeM-Berechnung, Rollenmatrix, Tourenplanung und Schichtmodell für den neuen Qualifikationsmix, gemeinsam mit Leitung und Wohnbereichsleitungen.
Pilot und Umsetzung: Start in einem Wohnbereich, vor Ort in Übergabe und Frühdienst. Dienstplanende und Teams werden geschult, Abläufe werden im Alltag angepasst.
Rollout und Evaluation: Übertragung auf weitere Wohnbereiche und Kennzahlen prüfen: Leasing, Mehrarbeit, Ausfall, qualifikationsfremde Tätigkeiten. Wo es nicht trägt, wird nachgesteuert.

Den Einstieg bilden ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten und eine kostenlose Ablaufanalyse für einen Wohnbereich. Die einzelnen Umsetzungsschritte beschreibt der Leitfaden PeBeM umsetzen.

Dauer und Umfang

Ein typischer Einstieg umfasst 6 bis 10 Beratungstage, verteilt über einige Wochen, damit sich neue Abläufe zwischen den Terminen einspielen können. Möglich sind auch ein kurzer Quickcheck, ein Pilot in einem Wohnbereich oder ein Rollout über mehrere Einrichtungen eines Trägers. Teile der Analyse und Planung laufen remote, die Umsetzung mit den Teams findet vor Ort statt, deutschlandweit.

Kosten und Förderung

Posten	Betrag
Erstgespräch (30 Minuten) und Ablaufanalyse für einen Wohnbereich	kostenlos
Beratungstag (Analyse, Workshops, Begleitung vor Ort oder remote)	1.300 € zzgl. 19 % USt.
Eigenanteil pro Tag bei 50 % Förderung	rechnerisch 650 € zzgl. USt.
Beispiel: 6 Beratungstage	7.800 €, bei 50 % Förderung rechnerisch 3.900 € Eigenanteil (jeweils zzgl. USt.)

Beratung zu Schichtmodellen und Organisationsentwicklung kann nach § 8 Abs. 7 SGB XI gefördert werden, wenn sie der Vereinbarkeit von Familie und Beruf dient: in der Regel bis zu 50 %, höchstens 7.500 € pro Jahr und Einrichtung. Die Förderung ist keine automatische Preisreduzierung: Der Antrag muss vor Projektstart bewilligt sein, ich bereite ihn mit Ihnen vor. Details stehen unter Förderung für Beratung, alle Preise unter Kosten. bpa-Mitglieder erhalten Sonderkonditionen über die bpa Servicegesellschaft.

Was Sie am Ende in der Hand haben

die PeBeM-Berechnung für Ihre Belegung und die Lücke je Qualifikationsgruppe
eine Rollenmatrix mit Aufgaben, Delegation und Rückmeldewegen je Qualifikationsniveau
Tourenpläne je Schicht und Wohnbereich
ein Netto-Dienstplanmodell mit Regelbesetzung, Ausfalllogik und Urlaubsquote
geschulte Leitungen und Dienstplanende, die das Modell selbst weiterführen
ein kleines Kennzahlenset, mit dem Sie die Wirkung weiter verfolgen

Ergebnisse aus der Praxis

Ein verdichtetes, anonymisiertes Rechenbeispiel einer Einrichtung mit rund 120 Bewohnenden zeigt, was sich nach 8 bis 12 Wochen Strukturarbeit bewegen kann:

Kennzahl	Vorher	Nach 8–12 Wochen
Leasing-Anteil an Pflegestunden	11 %	4–6 %
Mehrarbeit pro Monat	1.250 h	600–800 h
Qualifikationsfremde Tätigkeiten QN 3	18 %	6–9 %
PeBeM-Erfüllungsgrad nach § 113c SGB XI	84 %	96–100 %

Ausgangslage, Vorgehen und Wirkung einzelner Projekte beschreiben die anonymisierten Fallstudien.

So finden Sie die passende PeBeM-Beratung

PeBeM-Beratung bieten große Beratungshäuser, Softwareanbieter, Bildungsträger und spezialisierte Einzelberater an. Diese Fragen helfen beim Vergleich:

Kommt die Beratung aus der Pflegepraxis? Wer selbst Wohnbereiche und Dienstpläne verantwortet hat, erkennt schneller, warum ein Plan im Alltag nicht hält.
Endet sie beim Konzept oder beim Dienstplan? Die Berechnung ist der kleinste Teil. Fragen Sie, ob Rollenmatrix, Touren und Dienstplan mit umgesetzt werden.
Wird vor Ort im Wohnbereich gearbeitet? Neue Abläufe entstehen in Übergabe und Frühdienst, nicht nur im Besprechungsraum.
Ist die Beratung softwareunabhängig? Eine gute Beratung arbeitet mit Ihrer vorhandenen Dienstplansoftware.
Hilft sie bei der Förderung? Bis zu 50 % Zuschuss nach § 8 Abs. 7 SGB XI sind möglich, wenn der Antrag vor Start gestellt wird.
Wird die Wirkung gemessen? Leasing, Mehrarbeit und Ausfall vorher und nachher zeigen, ob sich die Beratung gelohnt hat.

Warum Dienstplanbauer

Aus der Pflege: Xaver Bauer ist Gesundheits- und Krankenpfleger, war Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter und kennt Dienstpläne von beiden Seiten.
Erfahrung: 35 Einrichtungen bei 9 Trägern begleitet, 4,77 von 5 Punkten aus 97 Kundenbewertungen.
Vernetzt: gelistet im bpa-Beratungsnetzwerk, Dozent für PeBeM-Praxisworkshops beim bpa und Online-Seminare zur neuen Personalbemessung beim ASB-Bildungswerk. Aktuelle Termine unter Veranstaltungen.
Aus einer Hand: Berechnung, Rollenmatrix, Tourenplanung und Dienstplan, damit nichts zwischen Konzept und Alltag verloren geht.

Häufige Fragen

Was macht eine PeBeM-Beratung?

Sie übersetzt die Personalbemessung nach § 113c SGB XI in den Alltag einer Pflegeeinrichtung: Personalbedarf berechnen, vorhandenes Personal den Qualifikationsniveaus zuordnen, Rollenmatrix und Delegation festlegen, Abläufe und Tourenplanung anpassen und den Dienstplan netto umbauen. Gute PeBeM-Beratung endet nicht beim Konzept, sondern begleitet die Umsetzung im Wohnbereich.

Was ist der Unterschied zwischen PeBeM-Beratung und PeBeM-Begleitung?

Mit Beratung ist meist die Analyse und das Konzept gemeint: Berechnung, Zielbild, Rollenmatrix. Begleitung heißt, die Umsetzung über mehrere Wochen vor Ort mitzugehen, Teams zu schulen und die Wirkung zu prüfen. Beim Dienstplanbauer gibt es beides aus einer Hand.

Was kostet eine PeBeM-Beratung?

Beim Dienstplanbauer kostet ein Beratungstag 1.300 € zzgl. USt. Ein typischer Einstieg umfasst 6 bis 10 Beratungstage. Erstgespräch und eine Ablaufanalyse für einen Wohnbereich sind kostenlos. Mit 50 % Förderung bleiben rechnerisch 650 € Eigenanteil pro Tag.

Wird eine PeBeM-Beratung gefördert?

Ja, wenn sie der Vereinbarkeit von Familie und Beruf dient, etwa durch passgenaue Schichtmodelle oder Organisationsentwicklung. Grundlage ist § 8 Abs. 7 SGB XI: in der Regel bis zu 50 % der Kosten, höchstens 7.500 € pro Jahr und Einrichtung. Der Antrag muss vor Projektstart bei der Pflegekasse gestellt und bewilligt sein.

Wie lange dauert eine PeBeM-Begleitung?

Ein typischer Einstieg umfasst 6 bis 10 Beratungstage über einige Wochen. Ein Quickcheck ist schneller, ein Rollout über mehrere Einrichtungen eines Trägers dauert länger. Abgeschlossen ist die Begleitung, wenn Dienstplan und Abläufe im Alltag zum neuen Qualifikationsmix passen.

Ersetzt die PeBeM-Beratung eine Rechts- oder Pflegesatzberatung?

Nein. Die PeBeM-Beratung schafft die fachlich-organisatorische Grundlage: Personalbedarf, Nettozeit, Qualifikationsmix und Aufgabenlogik. Die rechtliche Vertretung in der Pflegesatzverhandlung bleibt bei Ihrem Verband oder Ihrer Rechtsberatung.

Müssen wir für PeBeM die Dienstplansoftware wechseln?

Nein. Die Beratung arbeitet mit der Software, die Sie bereits nutzen, und richtet Dienste, Qualifikationen und Regelbesetzung darin passend ein.

Xaver Bauer – Dienstplanbauer. Gesundheits- und Krankenpfleger, verantwortliche Pflegefachkraft, Experte außerklinische Intensivpflege, B.A. Gesundheits- und Sozialmanagement, ehemaliger Pflegedienstleiter und Einrichtungsleiter. Begleitet stationäre Pflegeeinrichtungen bei PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation – bisher 35 Einrichtungen bei 9 Trägern. Profil auf LinkedIn →

Stand: Oktober 2026. Rechtliche Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetze und Richtlinien.

PeBeM Beratung und Begleitung: von der Berechnung bis zum Dienstplan, der hält.